一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)【各地發(fā)文格式差異，供作參考】

1、進(jìn)行頁面設(shè)置

選擇“文件”??“頁面設(shè)置”

選擇“頁邊距”附簽，

上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。

選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。

選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，

“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；

“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，

選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；

將“每行”設(shè)置成“28”個字符；

“每頁”設(shè)置成“22”行。

然后單擊“確定”按鈕，

這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。

2、插入頁號

選擇“插入”??“頁碼”，

“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，

“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。

然后單擊“格式”按鈕，

“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，

單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。

雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；

并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；

字體任意；

奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。

3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識制作

選擇“插入”??“文本框”??“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵??“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，

“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。

選擇“大小”附簽，

“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。

注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。

選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，

水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，

“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；

垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，

“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”??平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”??上行文標(biāo)準(zhǔn)，

注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。

文本框?qū)傩匀�部設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。

選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，

字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，

字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，

這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先將“視圖”??“工具欄”??“繪圖”選中，

單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，

左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，

然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。

選擇“顏色和線條”附簽，

“顏色”設(shè)置為“紅色”；

“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；

“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。

選擇“大小”附簽，

“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。

選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，

水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，

“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，

垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，

“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ??平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”??上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

5、文號制作

平行文文號：文號??三號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號??三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人??三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名??三號楷體、右空一個字的距離。

注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”??“符號”??“符號”附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”??“插入”??“表格”，

選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵??表格屬性??“表格”附簽，

“對齊方式”設(shè)置為“居中”；

然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；

主題詞詞目用三號小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

7、保存成模板文件

單擊“文件”??“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；

“文件名”：給模板命名；

“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。

要對該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”??“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

圖片

二、公文正文排版

1 依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”??“新建”??“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

2　 制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：

標(biāo) 題? 二號小標(biāo)宋字體，居中顯示； 主送機(jī)關(guān)??三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；

正 文? 三號仿宋字體；

成文日期??三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

文號、簽發(fā)人、主題詞??按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、

正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。