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高效的時間管理

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  事業(yè)上的成功離不開高效的時間管理。高效的時間管理可以讓企業(yè)提高工作效率,減少管理成本,在規(guī)定時間內(nèi)完成超額的任務(wù)。高效的時間管理可以讓自己掌握正確的時間管理技巧,制定適合自己的時間管理計劃,擁有充分的個人休閑時間。

  要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”,我們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識,首先讓我們先了解時間的四項獨特性:

  (1)供給毫無彈性:時間的供給量是固定不變的,在任何情況下不會增加、也不會減少,每天都是24 小時,所以我們無法開源。

  (2)無法蓄積:時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意,我們都必須消費時間,所以我們無法節(jié)流。

  (3)無法取代:任何一項活動都有賴于時間的堆砌,這就是說,時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此,時間是無法取代的。

  (4)無法失而復(fù)得:時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一旦喪失,則會永遠(yuǎn)喪失;ㄙM了金錢,尚可賺回,但倘若揮霍了時間,任何人都無力挽回。

  什么是時間管理,“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費,以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時間所具備的四個獨特性,所以時間管理的對象不是“時間”,它是指面對時間而進行的“自管理者管理”。所謂“時間的浪費”,是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時間消耗。所謂“自管理者管理”——你必須拋棄陋習(xí),引進新的工作方式和生活習(xí)慣,包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放,加上自我約束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。以下具體介紹了幾種時間管理方法。

1.?積極利用情緒良好的時段,以提高工作效率。?

  想做某一件事情,但是懶于動手,這種所謂"缺少干勁"的狀態(tài),相信每一個人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗。有一些人說,遇到這種“沒勁”的場合,只要自己勉強干上三十分鐘到一個小時,注意力就會慢慢地產(chǎn)生,效率也會逐漸地提高。不過采取這種做法,在到達(dá)“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時之間,工作效率會很差。因為勉強工作,你在精神方面免不了會感覺到痛苦。基于此,絕對不能稱之為良策。以你來說,遇到“不起勁”時,就會立刻把手邊的工作置于一旁,再從“非做不可的工作”之中,找出自己最喜歡的工作,立刻著手去做。因為是自己喜歡的工作,自然就會產(chǎn)生工作熱情,效率自然也會提高。總而言之,一開始就制造“有勁”的狀態(tài),然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此,你就不會感到它像先前一般,叫人很難做下去。

2.?為了提高效率,不妨在接近限期時,仍然做別的工作。?

  很多人都認(rèn)為,只要耗費時間工作總能夠完成任務(wù),實際上不見得完全如此。時間太充足的話,勢必將在無關(guān)緊要之處多耗費時間,做起事來拖拖拉拉,缺乏一份緊張感。對自己來說,除非接近限期,否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會來不及”時,才著手做本份工作。處于這種情況時,由于限期將至,效率會有很大的提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。

3.?感到效率直線下降時,應(yīng)該“積極的休息”。

  上午工作的狀態(tài)一般來說都不會太差,但是到了下午,由于疲勞的累積,工作效率將逐漸下降。遇到這種情況,適度的休息是必要的。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長期作戰(zhàn)”,不如以適當(dāng)?shù)男菹追昼姡咕窕謴?fù)清爽后繼續(xù)投入工作,如此才能提高工作效率。

4.?發(fā)生麻煩時,先讓精神放松一下,然后再開始工作。?

  管理者使精神轉(zhuǎn)為輕松,不僅僅是對疲勞有效。比如做錯了事,被上司批評,顧客抱怨發(fā)牢騷時,將有很長時間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時,即使勉強地工作,效率也不會提高。這時不妨讓自己放松一下,想到遇到問題首先是必須解決問題,再以一種積極的心態(tài)投入工作。

  也可以投入單純的工作,如此內(nèi)心就會逐漸地風(fēng)平浪靜,新的干勁也會跟著產(chǎn)生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯。

5.?利用六分鐘為一單位的行動記錄表,就可以發(fā)現(xiàn)“看不到的時間”。?

  常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間,甚至削減自己的睡眠時間。以長遠(yuǎn)的眼光來看,縮短睡眠時間將在效率方面帶來負(fù)面的作用。與其這樣做,不如重估一下自己使用時間的方法,提醒各位管理者,不妨?xí)鴮懸幌伦约旱男袆佑涗洠从浵聨c幾分到幾點幾分做了些什么?以辦公室來說,全體職員都使用“時間分析單”(以每六分鐘為一單位,記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位,是因它為一小時的十分之一,即等于零點一小時,合計起來比較簡單方便。實際地做這種記錄的話,就可以獲得許多的信息,對于提高工作效率、有效地利用時間以及休息的計算方面都非常有幫助。?

6.?對于感到厭惡的工作,可準(zhǔn)備“成功報酬”給自己或家人,以激發(fā)干勁。?

  人類對自己喜歡的工作,可以長久的集中精力。反之,如果是自己厭惡的工作,僅僅數(shù)分鐘就會感到痛苦異常。有時實在提不起勁,甚至想半途而廢。但是,工作豈能說不做就不做?大多數(shù)的人在責(zé)任感和緊迫感的驅(qū)使下,勉強的做下去。然而,在強迫之下做事,效率是絕對不可能提高的,只能應(yīng)付的拖延下去而已。于是,管理者就挖空心思,想起這個問題“如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進行呢……”,但是,工作的內(nèi)容往往很少能夠改變,至于所謂的"快樂",只好由自己來制造。想來又想去,管理學(xué)家認(rèn)為單純而最有效的方法,莫過于準(zhǔn)備一份“成功報酬”,告訴自己做完工作,就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”,只要是任何對你有吸引力的東西都行。例如,寫完了這份報告書,就可以跟女朋友去逛街上館子,或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時間內(nèi)就能完成的事,就告訴自己,做完這項工作,立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)歷,那就是在學(xué)生時代,父母對你說“這一次考試的成績很好的話,就買那件你想要的東西送給你。”為了得到夢寐以求的東西,對于自己厭惡的科目,你會狠下功夫。管理學(xué)家所說的”成功報酬”原理跟這件事相同。?

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